Naučené univerzálne prenositeľné zručnosti sa nám zídu v každodennom živote – vyjednávanie, komunikácia, prezentovanie a aj projektový manažment. Rovnaké princípy plánovania potrebujeme na všetko. Nezáleží na tom, či plánujeme narodeninovú oslavu, vyvíjame novú aplikáciu alebo staviame mrakodrap. Alexandra Guttmann nám na poslednom marcovom workshope objasnila, prečo je dôležité už na začiatku projektu myslieť na jeho koniec. Predstavila nám diagram obmedzení, rôzne techniky pri plánovaní projektu a ukázala, ako pripraviť narodeninovú oslavu.

Kto je Alexandra Guttmann?

Posledných takmer 20 rokov pracuje ako project manager pre globálne IT projekty, je Google Certified tréner, spolupracuje Aj Ty v IT, Mini Tech MBA, Karpatskou nadáciou DaSaTo Academy a ďalšími organizáciami, ktoré sa venujú vzdelávaniu.

Čo je to projekt?

Projekt je jednorazový proces, ktorý musí mať východiskovú situáciu a ciele (napr. postaviť dom, zorganizovať párty, svadbu,…). Každý projekt má tzv. diagram troch obmedzení, ktoré potrebujeme zohľadniť 1. čo ideme robiť; 2. že na to máme určitý čas; 3. aké máme dostupné zdroje (materiálne, finančné, ľudské,…). Ak sa jedna časť mení, ostatné dve sa musia prispôsobiť. Pri organizovaní projektu si musíme uvedomiť, pre koho ho robíme.

Ovplyvnení sú všetci ľudia, ktorých sa projekt dotýka – tzv. stakeholderi. Sú to zúčastnené strany, ktoré potrebujú mať informácie o projekte. Pri organizovaní na nich musíme myslieť a komunikovať s nimi, aby sa projekt podaril. Napríklad stakeholderi narodeninovej oslavy: my, hostia, kaderníčka, predavačka v obchode, fotograf,… V prípade zmeny sa obraciame na projektového sponzora. Je to človek, ktorý nám dáva mandát na náš projekt – má rozhodovacie právo. Pomáha nám aj vtedy, keď potrebujeme doplniť zdroje alebo čas.

Minimum projektového manažéra (úvod)

Prvým procesom, ktorým začíname projekt, je inicializácia. Tu si predstavíme dôvod vzniku projektu (potreba) a nášho objednávateľa (dopyt). Zamyslíme sa nad tým, ako dokážeme projekt zrealizovať (príležitosti) a aký dopad by mal jeho neúspech (hrozby).

Ďalším procesom je definícia – zozbierame všetkých informácií k pochopeniu požiadaviek projektu. V tomto bode si identifikujeme projektového manažéra, sponzora a zúčastnené strany. Zapíšeme si, čo vieme a čo potrebujeme vedieť o projekte (napr. do modelu Canvas). Dohodneme si rozsah projektu a základné pravidlá fungovania. Zadefinujeme si proces riadenia zmien a smart ciele.

Pri meraní postupu projektu, výstupných cieľov a celkového úspechu projektu sú nevyhnutné metriky. Metriky sa sledujú s cieľom zmerať celkový postup, produkciu a výkon (aktivitu). Laicky povedané – metrika je spôsob, ako sa spolu s aktivitou dopracujeme k cieľu.

Tretím procesom v úvode je štart. Pred začatím projektu je dôležité komunikovať a dohodnúť si pravidlá: Ako sa budeme rozhodovať; kedy, kde, a ako často sa budeme stretávať; kto bude robiť projektovú dokumentáciu, a ako si rozdelíme ostatné úlohy. Určíme si za kým ísť, ak sa niečo nebude dariť. Medzi techniky kolektívneho rozhodovania patrí napríklad brainstorming alebo technika váženého priemeru.

Minimum projektového manažéra (jadro)

Prvým procesom v jadre projektu je rozsah. Tu si už pýtame, čo ideme robiť. Rozsah je kombinácia cieľov a požiadaviek potrebných na dokončenie projektu. Správne vymedzenie rozsahu projektu umožňuje odhadnúť náklady a potrebný čas. Popisuje úlohy, ktoré musia byť vykonané, aby sa podarilo splniť cieľ projektu. Najideálnejšie je zapojiť do toho, čo najviac ľudí.

Druhým procesom je plánovanie. Pri plánovaní poznáme dva typy ľudí. „Študent“ – človek, ktorý začne pracovať na danej úlohe tesne pred deadlineom. „Parkinson“ – človek, ktorý začne pracovať hneď po zadaní, ale stále ešte kontroluje a dolaďuje detaily. Vieš, ktorý typ si ty?

Tipy ako docieliť lepší time managment: mať vo veciach poriadok; určiť si priority (priorita je iba jedna); mať nastavené ciele; plánovať dopredu; komunikovať a delegovať povinnosti.

Vynikajúcim spôsobom, ako plánovať dopredu – v peknej vizuálnej podobe – je Gantt chart. Tu vidíme, ako vyzerajú aktivity a úlohy rozložené v čase. Týmto spôsobom vieme, koľko reálneho času máme na dané úlohy.

Etapu jadra uzatvárame monitoringom. Odhadujeme riziko, riešime, čo s ním robiť a aký by mohol mať dopad. Vytvoríme si mapu rizík, v ktorej máme zapísané riziko, jeho dosah (napr. na škále od 1 do 5), pravdepodobnosť (že sa to stane), skóre rizika (vynásobenie dosahu s pravdepodobnosťou), stratégiu (aká môže byť prevencia) a zodpovednú osobu.

Minimum projektového manažéra (záver)

V závere projektu najprv zhodnotíme, či sme dokázali splniť úlohy a ciele. V prípade, že sa niečo nepodarilo, vieme sa z toho ponaučiť a pri ďalšom projekte vyhnúť.

Procesom záveru je aj dokumentácia, v ktorej je obsiahnuté zadanie projektu, ciele projektu, časový plán projektu, riziká, komunikačná matica/matica zodpovednosti, zmluvy, rozpočet a jeho čerpanie – vieme to využiť pri ďalšom projekte.

A záverečným procesom je poučenie:

• čo robiť? – komunikovať; vytvárať vzťahy; motivovať (seba a tím); priebežne aktívne informovať sponzora; jasné/stručné informácie; žiadať o pomoc (priznať omyly); povedať „nie“; dohody a úlohy dávať na papier.

• čo nerobiť? – príliš veľa detailov; príliš ambiciózny harmonogram; ignorovanie problémov; nepochopenie, čo sponzor a zúčastnené strany chcú počuť; nedôsledné pochopenie požiadaviek; viera v „záchrancov“ projektu; obava povedať „nie“; ústna dohoda nie je tak záväzná ako písomná.

Pokiaľ chceš vedieť, ako vyzerá technika váženého priemeru, brainstormingu a mapa rizík, klikaj na YouTube: Študentský parlament mesta Senica. Alexandre ďakujeme a tešíme sa na ďalšie plnohodnotné workshopy s inšpiratívnymi hosťami.

Projekt je financovaný z Fondu malých projektov programu Interreg V-A Slovenská republika – Česká republika a mesto Senica ho realizuje s cezhraničným partnerom Gymnázium Velké Pavlovice.